새물내 솔솔

지역교육청에서 연수원으로 자리를 옮기고 나니, 공문 발송 수신처가 도내로 확대되었습니다. 

도에서 연수 희망을 받고, 해당 학교로 통보 공문을 보내는 일이 잦아졌습니다.

이때 해당 학교를 수백교를 찍는 일도 발생합니다.

이때 손쉽게 일괄 등록하는 방법을 공유합니다.

step 1. 나이스 기관 코드 확인하기

수신처 일괄 등록 첫번째 작업으로 수신처 기관 코드를 파악하는 단계입니다.

이 단계를 제외하고, 바로 k에듀파인 수신그룹을 검색해서 추가해도 되지만, 시간을 더 절약하는 방법으로 본 단계를 추천드립니다.

제가 소속된 연수원에서 다른 연구사님이 보내주신 기관별 코드가 정리된 엑셀파일입니다. 

학교목록이라는 시트에 기관명 및 코드가 정리되어 있습니다.

본 시트의 기관명을 VLOOKUP 함수로 찾아서 기관코드를 출력하는 시트로 구성됩니다.

물론 학교목록시트에 신설교가 반영이 안되어 있다면, 도교육청 나이스 담당 주무관님께 최신 기관 코드를 받은 후 추가하시면 됩니다. 유치원의 경우 병설유치원은 초등학교명으로 입력하시면 됩니다. 공문이 초등학교로 접수되기때문입니다.

기관코드는 보안이 필요해서 본 블로그에 올리지는 못하는 점 양해부탁드립니다.(파일명 1. 수신그룹일괄등록(자료))

수합한 공문 수신처 기관명을 붙여넣기하면 다음과 같이 한번에 코드를 생성할 수 있습니다. 유의할점은 '○ ○초등학교' 형식으로 입력해야합니다.

 위와 같이 동명의 학교가 있을 경우 지역청 명을 1번  칸에 입력하면 해당 학교의 정보가 입력됩니다.

만약 빨간색 오류없이 비어있는 경우는 리스트에 없는 학교이므로, 신설교일 가능성이 높습니다. 이 경우 도교육청 나이스 담당 주무관님께 신설교 리스트를 받아서 추가하시면 됩니다.(파일명: 업무조직목록.xlsx)

step 2. 개인수신그룹 추가하기

개인 인증서로 k에듀파인에 로그인합니다. 우측 상단 개인설정 > 개인수신그룹관리 > 일괄등록을 클릭합니다.

파일양식받기를 클릭하여, step1에서 작업한 파일을 서식에 맞게 편집해줍니다.

수신그룹명으로 등록할 내용을 1에 입력, step1에서 자동으로 찾은 수신기관 코드 및 수신기관명을 복사 붙여넣기 합니다.

나머지는 아래 이미지와 같이 입력하시면 됩니다. 수신그룹등록교육청은 제일 상위트리 교육청코드입니다.(경북의 경우 조직명: 경상북도교육청, 코드는 ~~~~01)

저장을 하셨다면, 일괄 등록 > 찾아보기를 해주시면 됩니다.

좀전에 저장한 일괄등록 파일을 선택하고 저장합니다.

개인수신그룹이 반영된 것을 확인할 수 있습니다. 꼭 잊지마시고, 반영을 선택해서 수신그룹에 조회되도록 처리합니다.

공문을 기안할 때 수신자 지정을 클릭 후 개인수신 그룹 목록에서 방금 반영한 내역이 확인됩니다.

혹시나..수신처를 누락했다면..이전 포스팅 참고하셔서 추가발송하시면 되겠죠?

https://gyo6.pe.kr/41 

오늘도 즐거운 하루 보내세요. :D

이번 포스팅은 부서장(저의 경우 교육지원과장님)의 일정을 공유하여, 일일이 부서장 대면 후 일정을 정하던 관례를 좀 스마트하게 변화시켜보고자 시도한 사례입니다. 구글 캘린더를 사용하시는 분과, 그렇지 않은 분은 절차가 다를 수 있습니다.

구글 캘린더 사용자

기존 공유 캘린더를 저는 구글 캘린더를 사용하여 왔습니다. 이 경우 간단히 캘린더 공유 주소를 클릭해서 내 캘린더로만  추가하면 일정을 공유 받을 수 있습니다.

공유 캘린더 주소는 url shorter 사이트 중 gg.gg를 이용해서 만들었습니다.

공유주소는 내부 메신져로 송부드린 gg.gg/000-00 형식의 주소를 입력하시면 됩니다.

캘린더 추가를 클릭하면 기존 내 킬린더 아래 '다른 캘린더'에 목록이 보입니다.

구글 캘린더  미 사용자

구글 캘린더를  사용하지 않으시는 경우 개인 계정으로 로그인 후 위 캘린더 공유하기를 거쳐서 일정 확인(구글 크롬 브라우저 계정 입력 후 자동 로그인 추천

부서장 일정 입력 방법

이제 부서장의 일정을 확인하고, 행사가 잡힌 경우 입력방법 안내입니다.

캘린더를 공유한 계정은 중복 로그인 시 계정 잠금이 발생 할 수 있어서, 입력을 원하는 사용자의 구글 계정(자신이 로그인한 계정)을 관리자(우리 기관의 경우 저에게 개별 연락)에게 전달하고, 해당 관리자가 특정 사용자와 공유하기로 계정을 등록하면 됩니다.

 일정 등록 사용자  추가하기

일정 등록이 가능하도록 타 사용자를 등록하는 방법입니다. 본 절차는 부서장 캘린더를 만든 구글 계정으로 수행해야합니다.

-캘린더 명 우클릭 > 설정 및 공유 

- 특정 사용자  또는 그룹과 공유 > 사용자 및 그룹추가 클릭

입력할 부서원 계정을 입력하고, 일정 입력이 가능하도록 '일정 변경' 기능 선택후  보내기 클릭

추가된 부서원이 보입니다. 

로그인 하지 않고 공유 캘린더 확인하기

구글 캘린더를 사용하지 않고, 일정 입력도 하지 않지만, 부서장의 일정을 확인할 필요가 있는 사용자도 있습니다.

이경우 웹에서 바로 로그인하지 않고 캘린더를 볼 수 있습니다.

공유할 캘린더 우클릭, 설정 및 공유 선택

캘린더 통합 > 이 캘린더의 공개 URL 복사 > url shorter 프로그램 이용 주소 단축 > 공유하기

저는 주소 입력이 간편하여 gg.gg 사이트로 url을 짧게 만들고 있습니다.

앞 단계에서 복사한 공개url주소를 1번에 넣고, 내가 원하는 주소로 만들기 위해서 2를 체크 후, 3에 원하는 숫자 및 영어 조합으로 주소를 입력해서 짧게 만들 수 있습니다.

공유한 주소를 클릭하면 아래와 같이 웹페이지에서 공유 캘린더를 로그인 없이 확인할 수 있습니다.

이렇게 하여 부서장의 일정을 확인하고, 부서원 간 업무조정 시간을 줄일 수 있습니다. 

안녕하세요!

경북의 경우 사이버감사 메뉴를 자체 개발하여 사용하고 있었습니다. 이번 4세대 나이스에 경북에서 개발한 기능이 적용되어 사용이 가능합니다. 그 단계를 살펴보겠습니다.

먼저 권한 신청을 통해서 감사>사이버감사 메뉴 접근 권한을 얻습니다. 아래와 같이 나이스에서 조회가 됩니다.

사이버감사 기준관리 메뉴를 클릭해서 기관에서 설정한 감사 영역별 항목을 확인합니다. 필요한 항목이 있다면 추가할 수 있습니다.

사이버감사 계획관리에서 사이버감사 계획을 등록합니다.

사이버감사 기간(2)의 경우 실제 조회를 할 기간입니다. 사이버감사 전 확인을 하실려면 하루이틀 여유를 두시고 설정하시면 됩니다.

자료조회기본일자의 경우 1년간만 설정이 가능합니다. 조회기간은 세부 항목별로 설정이 가능하니, 편한 기간을 설정해주세요. 꼭 조회기본일자의 기간만 조회되는건 아닙니다.

사이버 감사 대상기관(4)을 선택합니다. 복수로 설정도 가능합니다.

사이버감사 조회권한자(5)를 설정합니다. 사이버감사 조회 권한자에서 조회가 안되는 경우 추가 절차가 필요합니다.

사이버감사 조회권한자에 조회가 안되는 경우 소속기관의 감사 메뉴가 있는 관리자에게 아래 경로에서 추가를 요청하셔야 합니다.

감사 > 감사관리 > 감사기준관리 > 감사관정보관리

이렇게 등록이 된 경우 사이버감사 조회 권한자 목록에 조회가 됩니다.

사이버감사 계획관리 목록에 조회가 되면 결재요청을 눌러 K에듀파인 연계 기안을 상신하고, 결재가 완료되면 사이버감사 점검에 해당학교가 보입니다.

에듀파인 기안 신청을 아래와 같이 입력 후 전송하기를 클릭합니다.

확인을 클릭합니다.

화면에 별다른 변화는 없으나, K에듀파인 문서관리 > 나이스연계기안에서 확인이 됩니다.

제목을 클릭해서 결재 경로를 설정하고, 결재를 올립니다. 

결재가 완료되면 몇 분 후 사이버감사설정에서 해당학교 감사목록이 조회됩니다. 진행상태는 실시중입니다.

목록의 밑줄을 클릭하면 사이버감사 항목이 나타납니다.

분야 및 목록을 클릭해서 원하시는 자료를 조회해볼 수 있습니다.

특정 항목을 입력하고 결과를 조회하니 규정에 맞지 않는 결과가 조회됩니다. 해당 부분을 학생부에서 찾아서 확인하시면 점검이 수월할 것 같습니다.

학생부의 경우 3회 점검이 필요하니, 미리 사이버감사 기능을 활용하면 빠른시간에 업무를 처리할 수 있을 것 같네요.